Her har du referat fra generalforsamling 2021, og lidt længere nede på siden, regnskab 2020
Referat af generalforsamling 2021
Referat af generalforsamling den 26. maj 2021.
Bestyrelsen opfordrer vores medlemmer til at melde sig til nyhedsbrevet på Kloeverhoejen.dk
Mødt 16 hustande, og 16 fuldmagter
1
Valg af dirigent.
Susan Martini blev valgt og konstaterede at generalforsamlingen var lovligt indvarslet.
2
Valg til stemmeudvalg:
Bent Nielsen og Palle Ernstsen
3
Formandens beretning:
Allan Frederiksen berettede om foreningens drift i det forgangne år. Eller det han kunne Allan Frederiksen er først indtrådt i bestyrelsen i oktober 2020 ved den ekstraordinære generalforsamling.
Beretning:
Året 2020 til 2021 har været meget anderledes end normalt, fordi vi var nødt til at afholde en ekstraordinær generalforsamling, fordi 3 bestyrelsesmedlemmer trak sig i efteråret.
Udover beretningen for 2020 vil bestyrelsen også fortælle om hvad vi arbejdet med i vinterperioden, da det har afgørende indflydelse på planlægning og budgetlægningen og dermed kontingentet fremover.
Lupinvænget, del 2 er blevet renoveret. Der er lagt granitskærver i rabatten.
Vi har fået ordnet to regnvandskloaker, som var styrtet sammen. Spildevand- og regnvandskloaker har grundejerforeningen vedligeholdelsespligten for på Grundejerforeningens arealer. Grundejerne har vedligeholdelsespligten inden for egen matrikel. Altså, det er for egen regning, noget vi selv klarer.
Og sidst men ikke mindst, har vi fået ryddet området foran Latyrusvænget, den gamle grimme hæk er fjernet og der er sået græs.
I 2020 har vi også fået skiftet de gamle vejskilte med navne og numre, de gamle var blevet for dårlige.
Kommende opgaver og planer:
For at kunne har vi undersøgt hvilke omkostninger vi kan forvente fremover, har vi undersøgt- eller er i gang med at undersøge:
Det lille vandløb mellem Gartnerhøj og Fredes, ejendom
det er en afvandingskanal fra Tyveskoven, til den kommer i rørføring ved Gartnervej … den skal ikke vedligeholdes, naturen har det bedst uberørt, og for øvrigt er Tyveskoven også udlagt som uberørt skov. Dette er aftalt med kommunen at vandløbet forbliver uberørt.
Parkering på de grønne områder:
Vi har undersøgt om det er mulig at lave parkeringspladser på nogle af Grundejerforeningens grønne arealer. Ifølge Svendborg kommune er områderne i henhold til lokalplanen udlagt til fri arealder og dette kan kun ændres ved en ny lokal plan. Der må derfor ikke oprettes P-pladser. Hvis man har flere biler, henvises til at benytte egen grund eller P-pladserne ved Nymarkskolen.
Snerydning, der var almindelig forvirring over snerydning, den nye bestyrelse kendte ikke lige aftalerne, men vi gjorde hvad vi kunne her og nu,
Bestyrelsen fik enkelte klager, men grundejerne ved vel, at det er deres pligt at holde fortovet ryddeligt for sne og vejen ud til midten fremkommeligt for sne. (hvis man har en anden beboer overfor) Så sørger Grundejerforeningen for at få ryddet, så snart det er muligt.
Kloarker, jeg har tidligere været inde på at vi har fået repareret regnvands kloarker. Så sent som i sidste uge har vi bestilt eftersyn af kloak, som løber gennem fællesarealet, fordi der var rottehuller. Vi skal nu have bestilt reparation af kloarken. En uforudset udgift.
Vedligeholdelse af veje. Vi har fået et asfalt firma til at gennemgå vores veje og det ser fornuftig ud endnu, men vi kan forvente løbende vedligeholdelse og om en periode på 10 til 15 år kan vi forvente at skulle have ny belægning. Dette bliver en større udskrivning, hvorfor vi vil starte opsparingen allerede nu.
Granitskærver på Latyrusvænget og Lupinvænget 2 – 16. Bestyrelsen har været på tur i området og har ikke fundet at det giver mening at have en udgift på ca. 100.000 kr. for at lagt skærver på der. På begge væger er rabatten, i siden med beboelse meget smal og på Latyrusvænget er der en skråning, på Lupinvænget er der ikke beboelse på den anden side.
På Hvidkløvervej og Rødkløvervej er der stadig rabatter, som i et vist omfang trænger til renovering.
Ligeledes er der en del stier, som trænger til vedligeholdelse.
Vi har fået indført et nyhedsbrev, som udsendes fra vores hjemmeside. Bestyrelsens plan er at sende et referat, efter hvert bestyrelsesmøde, og øvrige interessante informationer til beboerne. Desuden vil vi fremadrettet gerne indkalde til generalforsamling og udsende opkrævninger for kontingentet. Medlemmer af grundejerforeningen, som ikke har mulighed for at tilmelde sig nyhedsbrev vil fortsat få indkaldelse til generalforsamling og opkrævning af kontingent pr. brev. Vi opfordrer dog lejere til at bede ejeren om at tilmelde sig nyhedsbrevet, så de får de oplysninger, som de skal have direkte. Vi opfordrer så mange som muligt at tilmelde sig nyhedsbrevet.
Jeg har en liste med man kan skrive sig på.
Som nævnt, og som det fremgår af indkaldelsen, vil bestyrelsen i gang med at spare op til renovering af vores veje og kloaker.
Det betyder at der foreningens formue vil blive øget. For at sikre opsparingen, vil bestyrelsen ændre den ene af foreningens konti, således at hele bestyrelsen skal skrive under for at der kan ske hævninger på kontoen.
Det vil også betyde at bestyrelsen ser på de løbende udgifter. Det blev på sidste generalforsamling besluttet at have ekstern revision på vores regnskab. Desværre har det vist sig at den valgte revisor ikke magtede opgaven. Man fik ikke lavet regnskabet til tiden, så foreningens bilag blev afhentet og vi er tilbage, som vi plejer. Vi vælger revisorer på generalforsamlingen.
Desværre blev der ikke valgt revisorer sidste år og vi har tyet til hjælp fra beboere, som har revideret regnskabet. Dette var en nødløsning.
Vi vil derfor under indkomne forslag eller eventuelt gerne have en drøftelse af hvad der ligger jer beboere på sinde, når vi skal prioritere årets drift. Granitskærver, vedligeholdelse af stier, veje, fortove og kloaker, snerydning.
Bemærkninger til beretningen.
Spørgsmål til brug af revisor contra at vi fortsætter med valg af revisorer i foreningen. Bestyrelsen oplyser, at når vi anmoder om at forhøje kontingent til foreningen, vil vi samtidig gerne spare penge, hvor vi kan.
Foreningen har ca. 260 årlige bilag, heraf indbetalingerne udgør ca. 170 bilag. Bestyrelsen mener, at der bør vi kunne kontrollerer indenfor foreningens rammer.
Opklarende bemærkning til den ekstraordinære generalforsamling. Årsagen til at vi måtte holde generalforsamlingen udendørs var at bestyrelsen ikke var opmærksom på, at vi selv skulle sørge for at afhente nøglen, så vi kunne komme ind. Bestyrelsen ligger sig fladt ned. Undskyld.
Bemærkning til kontingent, at der tidligere har været forslag om stigning af kontingentet. Dette blev ikke gennemført fuldt ud.
Foreningen har haft besøg af kloakmester omkring rotteproblemet. Det vil blive undersøgt ved teknisk forvaltning hvem der har vedligeholdelsespligten på hovedledningen.
Rotter. Det oplyses, at der er forsikringsselskaber, betaler for rottespærrer. Virksomheden Kloaktek i Kværndrup ved mere om dette. Bestyrelsen undersøger og resultatet vil blive nævnt i et i nyhedsbrev.
Man skal være opmærksom på at tegne forsikringer på skjulte rør inden der er skade.
4
Fremlæggelse af regnskabet.
Trykfejl i det ene beløb på indtægter fra kontingent. Regnskabet blev herefter gennemgået.
Ingen bemærkninger til regnskab.
5
Kontingent og budget for 2021.
Bestyrelsen foreslår 1.900 kr. – se vedhæftet vedr. vejfond (ikke vedlagt referatet)
Bemærkning inden afstemningen. På en tidligere generalforsamling var der forslag om en forhøjelse med 300 kr. pr år. Dette blev ændret til 2 x 200 kr. Dette blev ikke gennemført fuldt ud.
Afstemning. Der var 13 stemmer for forhøjelsen + 16 fuldmagter. I alt 29 stemmer. Kontingent forhøjelse til 1.900 kr. pr. år er vedtaget.
6
Indkomne forslag:
Bestyrelsen foreslår, at den ene af foreningens konti ændres til en opsparingskonto, hvor der kun kan ske hævninger, når hele bestyrelsen skriver under.
Enstemmigt vedtaget.
Bestyrelsen foreslår:
at 320.000 kr. af foreningens formue indsættes på opsparingskontoen.
at der årligt indsættes 90.000 kr. på opsparingskontoen. Enstemmigt vedtaget.
Der er ikke indkommet forslag fra medlemmer.
7
Valg til bestyrelsen:
På grund af særlige situation i efteråret, hvor vi havde en ekstraordinær generalforsamling, og der blev valgt 3 nye medlemmer til bestyrelsen, vil valgperioden for nuværende bestyrelsesmedlemmer være anderledes end normalt.
Ifølge foreningens vedtægter vælges 2 bestyrelsesmedlemmer i lige år og 3 i ulige år.
Henrik Petersener valgt i et lige år, og er ikke på valg.
Allan Frederiksen indtræder i resten af en valgperiode på 2 år. Og er ikke på valg.
Følgende bestyrelsesmedlemmer er på valg for en 2 årig periode. Rasmus Hansen, modtager genvalg
Inge Andersen, modtager genvalg Linda Moses, modtager genvalg
Der var ikke andre, som ønskede at genopstille
Alle er genvalgt.
8
Valg af suppleanter til bestyrelsen: Bent Lei Nielsen valgt
Tove Baggesgaard valgt
9
Valg af revisorer/bilagskontrollant. Karin Sørensen
Tove Baggesgaard
10
Eventuelt.
Velkomstfolder til ny beboere. Der har tidligere været ønske om en velkomstfolder til nye beboere i området. Der henvises i stedet til hjemmesiden.
Parkering på vendepladser. Det er ikke tilladt at parkere på vendepladser. Bestyrelsen henstiller derfor til at der ikke parkeres på vendepladser.
Forslag om at der på de grønne arealer mod Marslevvej bliver tilplantet med træer. Bestyrelsen indhenter tilbud på beplantning, men foreningen har mange ønsker, som skal prioriteres. Så bestyrelsen kan ikke love at der vil ske beplantning.
Vedligeholdelse af veje. Sten, ukrudt og andet på vejene ikke er godt for vejens overflade på vejene. Bestyrelsen vil sørge for fejning i år, men vi kan ikke sørge for dette løbende.
Dette punkt gav anledning til den næste debat omkring saltning af veje, som heller ikke er godt for vejen. Fra salen blev det foreslået at bestyrelsen ændrede den nuværende aftale om snerydning, så foreningen kan bestiller ved behov og ikke som fast aftale.
Drøftet om forpligtelsen om snerydning. Grundejeren har pligten til at holde fortove ryddelige og vejene fremkommelige.
Bestyrelsen undersøger det mulighederne for en anden aftale. Der kom ikke flere punkter op under eventuelt.
Dirigenten takkede for god ro og orden.
Driftsregnskab 2020
Grundejerforeningen ”Kløverhøjen”
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Kontingent:
2020: Kontingent og Gebyr ………………….Kr. 292.400,00
Indtægter i alt…………………………………………………………………………………………………… …….Kr. 292.400,00
Driftsomkostninger:
Vedligeholdelse Grønt område:............ Kr. 104.500,00
Vedligeholdelse veje/fortov ….………… Kr. 36.862,50
Vedligeholdelse af Træer og Hække Kr. 57.275,00
Variable Omkostninger i alt: ………………………………………………………………………………………Kr. 198.637,50
Dækningsbidrag………………………………………………………………………………………………………….Kr. 93.762,50
Generalforsamling og Bestyrelsesmøder:…………………………………………………………………… .Kr. 2.730,00
Administrationsomkostninger:
Kontorartikler.......................................... Kr. 1.658,64
Forsikringer............................................ Kr. 3.486,43
Edb Software…………………………………………. Kr. 5.199,28
Edb Hardware………………………………………… Kr. 1.278,00
Administrationshonorar………………………….Kr. 12.300,00
Administrationsomkostninger i alt . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . .. .Kr. 23.922,35
Samlede totale omkostninger ….. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . .. . . Kr. 225.289,85
Resultat af primær drift: …….. ………….. ………………………………………………………………………. Kr 67.110,15
Kapitaludgifter
Renteudgifter …. ……………… ………………………………………………………… Kr. 1.545,00
Tab debitorer ……………………………………………………………………………………Kr. -1.700,00
Inkassoomkostninger. ………………………………………………………………………Kr. 347,28
Kapitaludgifter i alt ………………………………………………………………………………………………… ……Kr. 192,28
Årets Resultat:…………………………………………………………………………………………………... Kr 66.917,87
Status: Pr. 31/12 2020
Debitorer : Kr. 6.800,00
Bank: Driftskonto: Kr. 304.590,44
Bank: Konto 6 mdr. Kr.148.196,73
Likvider i alt ……………………………………… Kr. 459.587,17
Debitor Samlekonto: . . . . . . . . . Kr. 6.800.00
Primosaldo den 1/1 2020 . . . . . . . . . Kr. 392.669,30
Årets Resultat... . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kr. 66.917,87
Afstemning: 31/12 2020. . . . . . . . . . Kr. 459.587,17
Regnskabet er dags dato den. / 2021 revideret og fundet i orden .
Bankbalance og Kontantbilag var til stede.